Warum ein Dokument nicht einfach nur ein Dokument ist
Beinahe jedes Mal läuft das Beratungsgespräch mit einem Kunden folgendermaßen ab:
„Hallo, ich hätte da ein Dokument zu übersetzen.“
„Hallo, freut mich, dass Sie sich an mich wenden.“
„Ja, wie gesagt, ich habe hier ein Dokument zu übersetzen. Wieviel kostet das?“
„Können Sie mir das Dokument vorlegen oder als Scan per E-Mail zusenden, damit ich es mir ansehen und die Kosten einschätzen kann?“
„Aber es ist doch nur ein Dokument.“
„Jedes Dokument ist unterschiedlich und…“
„Es ist eine Geburtsurkunde.“
„Ich müsste es mir dennoch ansehen. Auch Geburtsurkunden weisen große Unterschiede auf.“
„Es ist nur eine Seite. Sie müssen doch wissen, was das kostet!?!“
Nein, das weiß ich nicht. Wieso? Eine Geburtsurkunde aus Deutschland, zum Beispiel, ist kaum eine Seite lang, enthält maximal einen Stempel vom Standesbeamten und keine Tabellen – sofern nicht eine eingetragene Namensänderung, oder ähnliches vorliegt. In diesem Fall wäre es schon mehr Text und die Übersetzung etwas komplizierter, aber so etwas wird von Kunden – verständlicherweise – gerne übersehen oder nicht beachtet. Eine Geburtsurkunde von den Philippinen auf der anderen Seite, hat oft sowohl eine Vorder- als auch eine Rückseite und ist länger als eine Din A4 Seite, weil auf den Philippinen andere Seitenformate genutzt werden (genauso, wie in den USA übrigens auch), weshalb „eine“ philippinische Seite auf den Philippinen wesentlich mehr Text enthalten kann oder enthält als eine Din A4 Seite. Hinzu kommt nicht nur, dass philippinische Geburtsurkunden regulär vollständig aus Tabellen bestehen, die genau und mühevoll nachgebaut werden müssen – ansonsten ist die Übersetzung unübersichtlich ist und wird von den Ämtern manchmal nicht angenommen – sondern sie haben auch noch häufig sowohl eine schlechte Druckqualität als auch handschriftliche Eintragungen. Das alles erschwert eine Übersetzung und macht sehr viel zusätzliche Arbeit. Der Preis für die Übersetzung muss das berücksichtigen.
Oft wissen Kunden auch nicht, dass eine Apostille, die an das Dokument angehängt ist, ebenfalls übersetzt werden muss, oder sie übersehen, dass das Dokument zweisprachig ist. Dann erhalte ich am Telefon zwar die Information, dass das Dokument eine Seite lang ist, aber nicht, dass ich nur die Hälfte davon übersetzen muss, da die andere Hälfte zum Beispiel in Arabisch oder Hindi verfasst ist.
Und das sind nur die Geburtsurkunden – die Problematik lässt sich natürlich auf alle anderen Arten von Dokumenten übertragen: Briefe, Urkunden, Zeugnisse, Verträge, Scheidungsurteile… Und je mehr Dokumente ich in meinem Job sehe, desto mehr fällt mir auf, dass keine zwei absolut gleich sind. Sie können sich ähneln, beinahe Zwillinge sein, aber sie sind nie gleich.
Ein weiterer Faktor kann die Schriftgröße sein. Viele bedenken nicht, oder es entgeht ihnen in dem Moment, dass eine Din A4 Seite, auf der der Text in Schriftgröße acht in zwei Spalten gequetscht ist, wesentlich mehr Text enthält, als ein einseitiges Anschreiben mit einem Zeilenabstand von 1,5 und bei dessen Text die Schriftgröße 12 hat.
Das kann zu einem Preisunterschied im fast dreistelligen Bereich führen.
Bevor ich also den Kunden einen falschen Preis nenne, sage ich lieber gar nichts, da ich den Kunden sonst entweder viel zu wenig berechne, sodass ich nicht davon leben kann, oder viel zu viel berechne, was den Kunden gegenüber unfair ist. Meine Bitte um die Ansicht der Dokumente, die ich für Sie übersetzen soll, ist also kein Versuch an Ihre Daten zu gelangen, sondern ein berechtigter Anspruch. Ich brauche das Dokument, um den Arbeitsaufwand und somit den Preis korrekt einschätzen zu können. Ein Handwerker würde Ihnen genauso sagen, dass er sich das Gerät, das repariert werden soll, erst einmal ansehen muss, um herauszufinden, was kaputt ist, bevor er Ihnen einen Kostenvoranschlag für die Reparatur macht. Und genau so, wie er sich das Gerät ansehen muss, muss ich einen Einblick in das Dokument erhalten, bevor ich Ihnen einen kostenlosen Kostenvoranschlag unterbreiten kann.
Jedes Dokument ist so einzigartig wie Sie selbst und ich freue mich über jedes neue Dokument, das mir begegnet und das ich mit all seinen Eigenheiten übersetzen kann.
Why a Document is Not Just a Document
Nearly every time, the service talk with a customer proceeds the following way:
“Hi, I would like to have a document translated.”
“Hello, thank you for asking me.”
“Yeah, as I was saying, I have a document that needs translating. How much will that cost?”
“Can you show the document to me or send it to me as a scan via email so I could have a look at it and estimate the costs?”
“But it is just one document.”
“Every document is different and…”
“It’s a birth certificate.”
“I would still have to see it. Birth certificates can be very different.”
“It’s just one page. You must know what that will cost me!?!”
No, I do not know that. Why? A birth certificate from Germany, for example, is hardly a page long, shows one stamp from the marriage registrar and no tables at all – if no one changed their names or something the like. In that case, there would be more text and the translation would be a little bit more complicated, but customers – understandably – often miss that or do not pay any regard to it. A birth certificate from the Philippines, on the other hand, has oft not just a front but also a backside and, because other page formats are being used in the Philippines (as are in the USA, too, by the way), it is longer than a German Din A4 page. This is why “one” Philippine page could hold or does contain easily twice as much text as a Din A4 page. In addition to this, Philippine birth certificates not only regularly consist completely of tables which have to be exactly and painstakingly recreated – otherwise the translation is unclear and might not be accepted by the officials -, but the certificates also often have a poor printing quality as well as handwritten entries. All of this makes a translation more difficult and means a lot of additional work. The price of the translation must reflect that.
Often, customers do not know that an apostille attached to the document must be translated, too, or they miss that the document is bilingual. This means, that I receive the information on the phone that the document is one page long, but not the information that I only need to translate half of it because the other half is in Arabic or Hindi, for example.
And these are only the birth certificates – this difficulty is fully applicable to all other kinds of documents: letters, deeds, school certificates, contracts, decrees of dissolutions of marriages… And the more documents I get to see in my line of work, the more I notice that none of them is just like the other. They can be similar, nearly twins, but they are never exactly the same.
Another factor might be the font size. Many do not consider or miss it at this moment, that one Din A4-page on which the text is written in font size eight and crammed into two columns, does contain significantly more text than a letter with a line spacing of 1,5 and a font size of 12.
This can lead to a price difference of nearly a three-digit range.
Before I give the customer a wrong estimate, I prefer to keep silent because I will either guess the price too low so that I cannot live off of it or guess the price way too high, which would be unfair to the customer. So, my request to see the documents that you would like me to translate for you is not a bid to get hold of your data but a legitimate claim. It is necessary so that I can correctly estimate the workload and thus the price. A skilled craftsman would tell you, too, that he must see the machine that he is supposed to repair to find out what is broken before he can give you a quote for the repair. Just as he must see the machine, I need to check the document in question before offering you a free quote.
Every document is as individual as you are, and I look forward to every new kind of document which crosses my path and that I can translate with all its peculiarities.
FSTranslations 